document reader: Umfassende automatisierte Dokumenterfassung
d.velop document reader
Der d.velop document reader ist eine Lösung, die alle grundlegenden Komponenten für eine umfassende automatisierte Dokumenterfassung bietet. Er ermöglicht eine erhebliche Verschlankung und Vereinfachung der Abläufe im Dokumenteneingang und erhöht somit sowohl die Transparenz als auch die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter. Eingehende Dokumente können digital erfasst und anschließend einfach und zeitsparend auf elektronischem Weg im Unternehmen verteilt werden.
Der d.velop document reader bietet die grundlegende Architektur für die Verarbeitung eingehender Dokumente jeglicher Art. Er ist so konzipiert, dass er den Anwender in zwei zentralen Kernbereichen seines Alltags unterstützt: Automatisierte Verarbeitung eingehender kaufmännischer Belege (z.B. Rechnungen).
Unterstützung bei der Automatisierung der eigenen Geschäftsvorgänge des Awenders (z.B Verarbeitung eingehender Bestellungen).
Momentan ist der d.velop document reader in der Ausprägung invoice für die Rechnungseingangsverarbeitung sowie in den Varianten order und order confirmation für die Verarbeitung von eingehenden Bestellungen und Bestellbestätigungen verfügbar. Neu hinzugekommen ist die Ausprägung personnel file für die Verarbeitung von Personaldokumenten.
Funktionsweise
- Mit Hilfe des d.velop document readers wird der Prozess der Dokumenteneingangsverarbeitung automatisiert:
- Zunächst werden die eingehenden Dokumente in Papierform gescannt oder bereits vorhandene digitale Dokumente in das Programm importiert.
- Anschließend erfolgt ein automatischer Durchlauf der Texterkennung, Klassifikation, Extraktion und Prüfung gegen Stammdaten.
- In der nachgelagerten Indexierungsmaske hat der Benutzer die Möglichkeit, die erkannten Daten zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.
- Nach der Bearbeitung werden das Dokument und die erkannten Daten bereitgestellt. Anschließend können sie an verschiedene Drittsysteme (SAP, NAV, …) sowie an d.velop documents übergeben werden.
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Zentrale Vorteile des d.velop document readers
Erweiterung um zusätzliche Ausprägungen
Zu den momentan bestehenden Ausprägungen kommen in nächster Zeit weitere hinzu. Geplant sind aktuell unter anderem Lösungen zur Verarbeitung von Personaldokumenten und Lieferscheinen. Langfristig soll der gesamte Kaufvorgang abgebildet und ein automatischer Posteingang ermöglicht werden. Die neuen Funktionen werden in das bestehende Programm eingefügt und es muss keine neue Lizenzierung vorgenommen werden. Der Kunde bezahlt lediglich für das jährliche Volumen an Dokumenten, unabhängig von deren Format.
Auto Trainer
Der d.velop document reader lernt selbstständig aus den Verbesserungen, die der Anwender in der Indexierungsmaske vornimmt. Ein integrierter Autortrainer legt mittels künstlicher Intelligenz selbstständig Ausprägungen für die Erkennung an. Dadurch wird die Erkennung kontinuierlich verbessert.
GOBD Konformität
GOBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ - an diese muss sich jeder Unternehmer halten. Die Lösungen sowie Produkte von d.velop sind GOBD zertifiziert. Wenn Sie ebenfalls eine Verfahrensdokumentation haben, müssen die originalen Papierdokumente nicht aufbewahrt und abgelegt werden. Große Papierarchive im Keller gehören somit der Vergangenheit an.
Überblick
Schnelle Bereitstellung eingehender Dokumente | Standortübergreifendes Arbeiten möglich |
Umfassende Arbeitserleichterung und Zeitersparnis | Jedes Dokument steht unmittelbar zur Verfügung |
Effizientes Arbeiten ohne Medienbrüche | Verbesserung der Auskunftsfähigkeit von Mitarbeitern, sowohl intern als auch gegenüber Kunden |
Reduzierung von Vorgangskosten | Übergabe an Rechnungs-Workflows (SAP, d.3…) in der Ausprägung invoice |
Zentrale Datenhaltung ohne redundante Kopien | Zukünftige Erweiterung um weitere Ausprägungen die direkt in das Programm integriert werden |
Weniger Papierverbrauch da keine Kopien mehr benötigt werden | GOBD konforme digitale Ablage der Dokumente - keine Papierarchive mehr notwendig |
